[우리노무법인 PICK] 채용서류의 반환의무·보관의무·파기의무
채용과정에서 수집한 채용서류는 개인정보와 관련되므로 관리상 각별한 주의가 필요합니다. 2014년에 시행된 「채용절차의 공정화에 관한 법률」은 이력서, 자기소개서 등 채용서류 관리에 대한 규제를 하는 바, 이하에서 채용서류의 반환의무·보관의무·파기의무에 대해서 검토하겠습니다.
Ⅰ. 개요
1. 법의 적용범위
「채용절차의 공정화에 관한 법률」은 채용절차에서 최소한의 공정성 확보를 목적으로 제정되었습니다.(동법 제1조)
이 법은 상시 30명 이상의 근로자를 사용하는 사업(장)의 채용절차에 적용합니다. 다만, 국가 및 지방자치단체가 공무원을 채용하는 경우에는 적용하지 않습니다(동법 제3조).
2.채용서류의 의의
채용서류란 채용 시 회사(구인자)가 구직자에게 제출 받아 채용 여부를 심사하는 등에 사용하는 일체의 서류·자료·물건을 의미합니다.
그 종류에는 기초심사자료(응시원서, 이력서 및 자기소개서 등), 입증자료(학위증명서, 경력증명서, 자격증명서 등), 심층심사자료(작품집, 연구실적물 등)가 있습니다(동법 제2조 제6호).
Ⅱ. 채용서류 반환의무
회사(구인자)는 구직자의 채용 여부가 확정된 이후 일정기간 채용서류를 보관하도록 하고 구직자 (확정된 채용대상자는 제외)가 채용서류의 반환을 청구하는 경우에는 본인임을 확인한 후 반환하여야 합니다(동법 제11조 제1항 및 제3항).
다만, 채용서류가 ʻ홈페이지 또는 전자우편으로 제출된 경우ʼ나 ʻ구직자가 구인자의 요구 없이 자발적으로 제출한 경우ʼ에는 구직자가 반환청구 할 수 없으며, 회사(구인자)가 반환할 의무도 없습니다.
| 반환의무대상 | 반환제외대상(파기대상) |
| ▪ 채용서류
– 기초심사자료 – 입증자료 – 심층심사자료 |
▪ 홈페이지 또는 전자우편으로 제출된 채용서류
▪ 구직자가 구인자의 요구 없이 자발적으로 제출한 채용서류 |
회사(구인자)는 ”채용 여부가 확정된 날부터 14일에서 180일 사이의 기간 중에 구직자가 채용서류의 반환을 청구할 수 있는 기간”을 정하여 채용 여부가 확정되기 전까지 구직자에게 통보하여야 합니다(동법 제11조 제6항).
Ⅲ. 채용서류 보관의무와 보관기간
회사(구인자)는 구직자의 채용서류 반환 청구에 대비하여 채용서류를 보관하여야 합니다.
다만, ‘천재지변이나 그 밖에 구인자에게 책임 없는 사유로 채용서류가 멸실된 경우’ 구인자는 채용서류의 반환 의무를 이행한 것으로 봅니다(동법 제11조 제3항).
| 채용서류의 반환을 청구하지 않은 경우 | 채용서류의 반환을 청구한 경우 |
| ▪ 구직자가 채용서류의 반환을 청구할 수 있는 기간
→ 채용 여부가 확정된 날부터 14일에서 180일사이의 기간 중에 구인자가 정하여 구직자에게 통보한 기간 |
▪ 특수취급우편물을 통하여 전달한 경우 그 발송일
▪ 직접 전달한 경우 그 전달일 |
Ⅳ. 미반환 채용서류의 파기
반환 청구기간이 지났거나 채용서류를 반환하지 아니한 경우에는 ｢개인정보 보호법｣에 따라 채용서류를 파기하여야 합니다(「채용절차의 공정화에 관한 법률」 제11조 제4항)그러나 이 경우 언제까지 파기하여야 한다는 기간은 이 법에서 규정하고 있지 않습니다.
다만, ｢개인정보 보호법｣ 제21조 제1항 규정과<행정자치부·고용노동부 개인정보보호 가이드라인>에서 “지체 없이”의 의미를 “5일 이내”로 안내하고 있는 점을 비추어 볼 때, 채용 여부가 확정되면 불합격이 확정된 구직자의 채용서류는 지체 없이(5일 이내)에 파기하여야 합니다.
우리노무법인 전창무 노무사
T. 02-501-8782
P. 010-7390-0185
