[WLT #010] 노동법 상 보존 해야 하는 서류, 뭐가 있을까?
안녕하세요. 인사노무통합솔루션 한비자입니다.
인사관리를 하다보면 많은 서류를 작성하고 보관하게 됩니다. 그 중에서도 노동법 상 회사에서 보존 해야 하는 서류들이 있습니다. 어떤 것들이 있을까요? 이번 소식에서는 노동법 상 회사에서 보존 해야 하는 서류들이 무엇이 있는지 알아보겠습니다.
노동관계법 상 보존 서류
| 구분 | 보존 기한 | 근거 법령 | 벌칙 규정 |
| 근로계약서 | 근로관계가 끝난 날로부터 3년 | △근로기준법 제42조
△근로기준법 시행령 제22조 |
△500만원 이하의 과태료 |
| 급여대장 | 마지막 급여 기록으로부터 3년 | ||
| 근로자명부 | 근로자 해고·퇴직·사망한 날로부터 3년 | ||
| 고용·해고·퇴직에 관한 서류 | 근로자 해고·퇴직한 날로부터 3년 | ||
| 서면합의서
(근로시간 관련) |
서면 합의한 날로부터 3년 | ||
| 연소자 증명 서류 | 연소자가 만18세가 되는 날 또는 그 이전 해고·퇴직·사망한 경우 그 날로부터 3년 |
표1
| 구분 | 보존 기한 | 근거 법령 | 벌칙 규정 |
| 임금 결정 및 지급 방법과 임금 계산 기초에 대한 서류 | 완결한 날로부터 3년 | △근로기준법 제42조
△근로기준법 시행령 제22조 |
△500만원 이하의 과태료 |
| 승진이나 감급에 관한 서류 | |||
| 휴가 사용 기록
(연차휴가 대장) |
|||
| 모집·채용, 교육·배치, 정년 등에 관한 서류 | 3년 | △남녀고용평등과 일·가정 양립 지원에 관한 법률 제33조
△남녀고용평등과 일·가정 양립 지원에 관한 법률 시행령 제19조 |
△300만원 이하의 과태료 |
| 직장 내 성희롱 예방교육 실시 내역을 알 수 있는 서류 | |||
| 직장 내 성희롱 행위자에 대한 징계 등 조치에 관한 서류 | |||
| 배우자 출산휴가 청구 및 허용에 관한 서류 |
표2
| 구분 | 보존 기한 | 근거 법령 | 벌칙 규정 |
| 육아휴직 신청 및 허용에 관한 서류 | 3년 | △남녀고용평등과 일·가정 양립 지원에 관한 법률 제33조
△남녀고용평등과 일·가정 양립 지원에 관한 법률 시행령 제19조 |
△300만원 이하의 과태료 |
| 육아기 근로시간 단축의 신청 및 허용에 관한 서류, 허용하지 아니한 경우 그 사유의 통보 및 협의서류, 육아기 근로시간단축 중의 근로조건에 관한 서류 | |||
| 퇴직금 중간정산에 관한 증명 서류 | 5년 | △근로자 퇴직급여 보장법 제8조
△근로자 퇴직급여 보장법 시행령 제3조 |
– |
| 고충사항 접수·처리 대장 | 남녀고용평등에 관한 사항은 3년
그 외 1년 |
△근로자참여 및 협력증진에 관한 법률 제9조
△남녀고용평등과 일·가정 양립 지원에 관한 법률 시행령 제18조 |
– |
표3
| 구분 | 보존 기한 | 근거 법령 | 벌칙 규정 |
| 노사협의회 회의록 | 작성일로부터 3년 | △근로자참여 및 협력증진에 관한 법률 제19조 | – |
| <선원법에 의한>
선원명부, 근로계약서, 취업규칙, 임금대장, 재해보상 관련 서류 |
3년 | △선원법 제153조 | △500만원 이하의 벌금 |
| <우리사주조합>
조합원 명부, 조합 규약, 임원 및 대의원 성명·주소록, 회계장부, 우리사주 취득관리 관련 서류 |
10년 | △근로복지기본법 제35조 | – |
| 산업재해 조사표 사본, 또는 요양신청서 사본, 재해 재발방지 계획 | 3년 | △산업안전보건법
△산업안전보건법 시행령 |
△300만원 이하의 과태료 |
| 안전보건관리책임자·안전관리자·보건관리자· 산업보건의 선임에 관한 서류 |
표4
| 구분 | 보존 기한 | 근거 법령 | 벌칙 규정 |
| 산업안전보건위원회 회의록 | 3년 | △산업안전보건법
△산업안전보건법 시행령 |
△300만원 이하의 과태료 |
| 안전·보건상 조치 사항 | |||
| 화학물질의 유해성·위험성 조사에 관한 서류 | |||
| 작업환경측정에 관한 서류 | 5년
(고용노동부 장관이 정하여 고시하는 물질을 취급하는 자는 30년) |
||
| 건강진단에 관한 서류 | |||
| 장애인 인식개선 교육 관련 자료 | 3년 | △장애인고용촉진 및 직업 재활법 제5조의 3 | △1000만원 이하의 과태료 |
표5
전자문서 형태로 보관 가능 여부
- 행정해석 근기 68207-2666
: 근로기준법 제42조의 입법취지는 근로자의 권리관계 또는 근로관계에서 분쟁 발생시 사용자에게 근로계약에 관한 중요한 서류를 보존하도록 의무를 부여함으로써 근로기준법 위반 여부 판단의 근거를 확보하여 근로자의 권익을 보호하기 위한 것으로 사료되는 바, 동법 제47조 및 동법 시행령 제22조의 규정에 의해 작성된 임금대장을 전자문서로 보존하고 필요 시 언제라도 출력하여 사용이 가능하다면 근로기준법 제42조 위반으로 보기는 어렵다고 사료됨. 다만, 유지·보수에 따른 위험(해킹, 바이러스감염, 시스템 파손 등)은 사용자가 부담해야 하므로 해킹 등에 따라 보존되지 아니한 결과가 발생하는 경우에는 법 위반의 책임을 질 수도 있을 것임.
