안녕하세요. 인사노무통합솔루션 한비자입니다. 인사관리를 하기 위해 반드시 알아야 할 내용 중 하나는 바로 개인정보보호에 대한 내용입니다. 회사는 모집단계에서부터 근로자들의 개인정보를 수집하게 되는데요. 오늘은 각 단계에 따라 수집한 개인정보를 어떻게 관리해야하는지, 노동부가 발간한 「개인정보보호 가이드라인」을 통해 알아보도록 하겠습니다.
- 채용 준비 단계
| ■ 채용 전형 단계별로 필요한 최소한의 개인정보를 결정 | |||||||||||||
* 최소한의 개인정보 예시
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| ■ 민감정보·고유식별정보는 원칙적으로 수집 금지 | |||||||||||||
| ① 민감정보 | 사상·신념, 노동조합·정당의 가입·탈퇴, 정치적 견해, 건강, 성생활 등에 관한 정보, 유전정보, 범죄경력자료, 신체적, 생리적, 행동적 특징에 관한 정보로서 특정 개인을 알아볼 목적으로 일정한 기술적 수단을 통해 생성한 정보, 인종이나 민족에 관한 정보 | ||||||||||||
| ② 고유식별정보 |
주민등록번호, 여권번호, 운전면허번호, 외국인등록번호 * 예외적으로 민감정보 등의 수집이 불가피하다고 입증할 수 있는 범위 내에서 입사 지원자로부터 별도의 동의를 받은 경우 수집 가능. 단, 주민등록번호는 법률·대통령령 등에 근거가 있는 경우에 한해 수집 가능 |
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| ■ 채용서류의 반환 및 파기 (채용절차법 제11조 | |||||||||||||
| ① 채용 여부 확정 후, 구직자*의 요청이 있는 경우 본인확인을 거쳐 요청일로부터 14일 이내에 채용서류를 반환 (반환 요청이 없는 경우에는 반환 청구기간 이후 파기해야 함)
② 채용하지 않기로 결정하는 등으로 불필요하게 된 때에는 지체 없이(통상 5일 이내) 파기 |
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- 채용 결정 단계
| ■ 근로기준법 등 법령상 의무준수를 위해 필요한 경우, 해당 법령 근거를 안내하고 개인정보 수집
* 법령에 따른 수집 예시
■ 인사발령·교육훈련·복리후생·연봉계약·근무성적평가 등 근로계약 체결·이행을 위해 필요한 최소한의 개인정보를 수집 |
- 고용 유지 단계
| ■ 인력배치·인사평가·복리후생 등 관련 개인정보의 수집·이용 |
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전보·파견·휴직, 인사평가, 복리후생 제공 등 근로계약의 이행에 필요한 거주지·전문분야·경력· 성과 등 최소한의 개인정보 수집·이용은 근로자의 동의 불필요 * 단, 민감정보·고유식별정보는 원칙적으로 수집이 금지되며, 법령에 근거가 있거나 근로자로부터 별도 동의를 받아 수집 |
| ■ 인사정보의 제3자 제공 |
| 다른 법률에서 고용보험·산재보험 보험료 징수 등과 관련하여, 급여 등의 근로자 개인정보를 관련 공공기관 등 제3자에게 제공하도록 하는 경우 해당 법률에 따라 처리 |
| ■ 개인정보의 열람요구 등 권리 보장 |
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① 열람등 요구권 보장 ② 근로자 등 정보주체 이외로부터 수집한 개인정보의 출처 등 ③ 불필요한 개인정보의 파기 • 보유기간의 경과, 수집·이용 목적 |
- 고용 종료 단계
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■ 퇴직으로 인한 불필요한 개인정보 파기 : 고용관계가 유지되는 기간에 이용하던 개인정보가 퇴직으로 인해 불필요하게 되었을 때에는 원칙적으로 복구 또는 재생되지 않는 방법으로 지체 없이 파기하여야 함 ■ 경력증명서 발급 등 목적의 이용·제공 : 퇴직 근로자의 경력증명 등을 위해 필요한 개인정보는 현직 근로자의 개인정보와 분리하여 보관 ■ 근로기준법·퇴직급여법 등 다른 법령에서 퇴직 근로자의 개인정보 보관기간을 규정한 경우 해당 규정에 따라 보관 |
개인정보보호와 관련된 보다 자세한 내용은 아래 첨부해드리는 고용노동부 배포자료를 통해 확인해보시기 바랍니다
저희 한비자에서는 20여개 이상의 노동관련 법령을 바탕으로 프로그램을 운영할 뿐만 아니라 법령의 개정을 수시로 반영하고 있기 때문에 정확한 인사관리가 가능합니다. 한비자는 인사관리에 초점을 맞춘 체계적인 프로그램을 제공하여 어려운 인사관리를 쉽고 효율적으로 운영할 수 있도록 돕습니다
