인사관리 하시면서 주로 어려움을 겪는 부분이 바로 ‘개인정보보호법’에 관련된 사항인데요, 보다 쉽고 적법한 개인정보관리를 위해 고용노동부가 「개인정보가이드라인」을 발표했습니다. 인사노무 담당자가 알아야 할 필수사항 뿐만 아니라 업무 단계별 세부사항까지 포함되어 있으니, 개인정보를 취급하는 업무관계자라면 반드시 아래 내용과 함께 첨부해 드린 자료를 꼭 읽어보시기를 바랍니다.
인사·노무 담당자라면 반드시 알아야 할 필수사항!
■ 꼭 필요한 정보만 수집하여 적법하게 처리
– 업무단계별로 꼭 필요한 최소한의 개인정보만 근로자에게 요구
※ 고유식별정보·민감정보는 법령 근거 또는 별도 동의가 있는 경우 처리,
단, 주민등록번호는 법률·대통령령에 근거가 있는 경우 등에 처리(동의를 받아 처리 불가)
– 단체협약·근로계약 체결·이행, 법령준수를 위한 개인정보 처리* 시 동의 불필요
* ①임금대장에 가족수당 계산의 기초사항 작성 ②근로복지기본법에 따른 복지혜택 제공을 위한 수집과 수집 목적 내에서의 제3자 제공 등
■ 수집한 개인정보의 안전한 관리
– 채용 전형 단계별 개인정보 취급자를 최소한으로 지정
– 개인정보 유출 방지를 위하여 관리적·기술적·물리적 보호조치
※ 비밀번호 설정, 백신 소프트웨어 설치, 방화벽 기능 적용 등 포함
– 인사, 급여지급 등을 위한 처리 위탁은 개인정보 처리 위탁 방법*에 따라 실시
* ①문서에 의한 위탁, ②위탁업무 내용 및 위탁받는 자 공개, ③위탁받는 자 교육 및 감독 등
■ 디지털 장치 도입(변경·추가)시 개인정보 보호 방안 강구
– 필요 최소한의 처리, 근로자 등 이해관계자(노사협의회)와 사전 협의
– 개인정보 처리목적*, 운영범위, 처리되는 개인정보의 내용과 보유기간 등에 대한 명확한 고지
* 작업장 안전관리 목적으로 설치한 CCTV 자료의 근태관리 이용 불가
– 개별 근로자가 디지털 장치 이용이 어려운 경우, 대체수단 마련 필수
※ 개인정보 처리내용은 개인정보 처리방침에 명시하여 근로자에게 공개
■ 정보주체로서 근로자의 권익 보호를 위한 절차 준수
– 근로자의 열람*, 정정·삭제 및 처리정지 요구권 등 보장
* CCTV 촬영 영상을 정보주체가 열람할 경우 타인 영상은 모자이크 처리
– 정보주체 이외로부터 수집한 개인정보의 출처고지
– 불필요한 개인정보는 파기, 개인정보 유출 사고 시 즉각적인 통지
– 근로자에게 개인정보에 관한 권리 또는 이익 침해 또는 분쟁 발생 시 대응 방법 안내
※ ①권리 등 침해 시 침해신고센터에 신고 ②분쟁은 온라인·서면으로 분쟁조정위원회에 조정 신청 가능
■ 보유 목적이 사라진 개인정보는 원칙적으로 파기
– 채용 여부 확정 후, 구직자 요청 시 14일 이내 채용 서류 반환
※ 반환 요청이 없거나 반환이 곤란한 온라인 제출 서류 등은 불필요하게 된 때에 지체 없이 파기
– 퇴직 등으로 인하여 불필요하게 된 개인정보는 복구·재생되지 아니한 방법으로 파기
※ 다른 법령에서 보관기간을 별도로 규정한 경우 해당 규정에 따라 보관
– 경력증명을 위해 필요한 개인정보는 보유기간 등을 개인정보 처리방침에 공개
– 인사정책 수립 등 목적으로 필요시 익명 또는 가명처리 후 이용
